Onze Diensten

Medewerkers & Veranderingen

Er zijn elementen waar je als leidinggevende maar beter acht op kunt slaan als de medewerker een nieuwe rol krijgt. Die nieuwe rol kan worden veroorzaakt door een organisatieverandering, een samenvoeging van afdelingen of een andere organisatorische reden. Vaak merken we dat medewerkers onvoldoende betrokken raken bij de verandering die impact heeft op hun werkzaamheden.

Dit is anders bij nieuwe medewerkers. Zij zullen graag hun best doen om de nieuwe rol zo goed mogelijk in te kleden.
In beide situaties zal de leidinggevende er goed aan doen acht te slaan op een aantal elementen.

1. Nieuwe Medewerkers inwerken: het juiste werk gaan en blijven doen.

Voor het zoeken, vinden en behouden van goede medewerkers blijken drie elementen van cruciaal belang.

1. De eerste werkdag.
2. De eerste 90 dagen.
3. Permanente training en begeleiding.

De essentie hiervan is dat nieuwe medewerkers (of medewerkers in een nieuwe functie) een gedegen instructie krijgen en blijven krijgen in wat de functie inhoudt. Zeker de eerste maanden zal er dan sprake zijn van een manier van leidinggeven die te omschrijven is als S1 (instrueren). Later kan er dan sprake zijn van het meer delegeren. Heel duidelijk moet zijn ‘Hoe we het hier doen’. Concreet betekent dit voor de eerste werkdag dat er een aantal standaardzaken (nogmaals) moeten worden doorgenomen:

• Geschiedenis van het bedrijf.
• Producten en diensten.
• Doelgroep(en).
• Het waarom van de functie.
• Voorstellen aan degenen die een raakvlak hebben met de functie.
• Uitreiken en doornemen handboek.
• (Eventueel doornemen van de papierwinkel)

Overigens is dit het eerste moment dat er voor orde en gestructureerdheid kan worden gezorgd!

Voor het functioneren van medewerkers zijn de eerste 90 dagen van cruciaal belang. Dan zijn nieuwe medewerkers nog het best te vormen en beginnen ze niet zelf hun eigen orde in de chaos te scheppen. Om dit te bewerkstelligen is het van belang dat het inwerkproces een 90-dagen trainingsprogramma behelst. Een goed gedocumenteerd trainings- en oriëntatieplan. Een uitermate gestructureerd plan zelfs. Hier begint de structuur immers. Soms bestaan de 90 dagen alleen uit training en oriëntatie. Soms zijn ze onderdeel van het werk. Dit hangt uiteraard af van de functie. Nieuwe medewerkers weten zo vooraf wat ze elk moment moeten doen. Soms is er zelfs tijd voor onafhankelijk studeren. Veel bedrijven kiezen er in deze fase voor om aan een nieuwe medewerker een coach toe te wijzen die de functie door en door kent. Dit hele proces biedt niet alleen de nieuwe medewerker structuur, maar het zorgt ook voor een gemakkelijke manier om de groei te meten.

Ook daarna zal er nog steeds sprake moeten zijn van training, groei en ontwikkeling. Het is een permanent proces. De grootste fout die steeds gemaakt wordt is het er van uit gaan dat het een zelfonderhoudend systeem is. Medewerkers moeten er steeds aan herinnerd worden ‘Hoe het hier gedaan wordt’. Een goede graadmeter kan daarbij overigens NPS zijn. Daar kan uit naar voren komen:

• Welke dingen beter moeten.
• Welke dingen anders moeten.

2. Hoe omgaan met veranderingen voor medewerkers?

Veelal zien we in de praktijk dat medewerkers die door een verandering buiten zichzelf niet gemakkelijk meegaan met de verandering. Ze voelen zich niet echt betrokken. De redenen waarom mensen niet betrokken raken, kunnen zijn:

1. Geen duidelijk zichtbare crisis waardoor een noodzaak tot veranderen ontbreekt.
2. Veel zichtbaar succes (auto, bonussen) waardoor het niet overkomt alsof een verandering noodzakelijk of gewenst is.
3. Lage prestatienormen die gemakkelijk worden behaald.
4. De organisatie maakt het mogelijk eigen doelen na te streven: de persoonlijke carriere van de manager gaat soms voor de lange termijn ontwikkeling van de medewerker.
5. Zwak management die zich gemakkelijk ‘in de luren laat leggen’ door excuses.
6. Verkeerde prestatiemetingen waardoor niet goed inzichtelijk is of er daadwerkelijk onder-gepresteerd wordt.
7. Onvoldoende feedback m.b.t. presteren (in- en extern).
8. Aanpakken boodschappers: de mensen die slecht nieuws verspreiden worden vaak de mond gesnoerd.
9. Ogen sluiten voor de langere termijn.
10. Mooipraterij van het management, ‘het komt allemaal wel goed’.

Om hier als manager mee om te kunnen gaan is het belangrijk om te weten waar medewerkers veranderingen op beoordelen. Dit zijn de volgende elementen:

• Persoonlijke belangrijke punten zoals de locatie waarop het werk uitgevoerd wordt, werkdagen/tijden, zekerheid op werk, taken/verantwoordelijkheden, status, werkrelaties, werkcondities, vrijheid, aangeboden trainingen/opleidingen, kansen op persoonlijke ontwikkelingen
• Aan de verandering en organisatie gerelateerde punten zoals de veranderingsdoelstellingen, de wijzigingen in het verleden en het resultaat van vroegere wijzigingen. Daarnaast spelen elementen een rol als vertrouwen in het management, de cultuur om te veranderen en het voorbeeld gedrag van het management.

Voor meer informatie over bovenstaande elementen verwijs ik graag door naar de leergang Succesvol Organiseren en Managen. Hierin komen alle elementen en hoe deze dusdanig op te pakken dat de kans op succes wordt vergroot aan de orde.