Bij veranderprocessen spelen vier factoren een cruciale rol. Vier factoren die elkaar onderling beïnvloeden: bereidheid, bekwaamheid, directe sturing en zelfwerkzaamheid van de mensen in je organisatie. Vier factoren die het succes van elk verandertraject in hoge mate bepalen.

Hieronder sta ik stil bij twee van die factoren, bereidheid en bekwaamheid. Binnenkort komen sturing en zelforganisatie aan bod.

Ik zie te vaak binnen organisaties dat de verkeerde aanpak of een onvoldoende voorbereiding in feite zorgt voor het organiseren van je eigen weerstand. Soms omdat we graag daadkracht tonen en direct aan de slag willen met de oplossing van het probleem, soms vinden we het als management lastig om te erkennen dat ook wij niet voor elk probleem direct de juiste oplossing hebben. Je zou eens vanuit je eigen organisatie of door een externe adviseur een paar ideeën of adviezen aangereikt krijgen!

Bereidheid
Oftewel, de bereidheid van je team, afdeling of BU om mee te werken aan het doel van de verandering. Zoals gezegd wordt er vaak te weinig tijd en energie gestoken in de voorbereiding van een verandertraject, maar gaat men direct aan de slag te met de beoogde oplossing: een nieuw organisatieharkje, nieuwe processen etc.

Een recent voorbeeld kwam ik tegen bij een semi-overheidsorganisatie die, na een aantal jaren waarin geld nauwelijks een rol speelde, zich genoodzaakt zag de kosten omlaag te brengen en ging reorganiseren. Een klein veranderteam bovenin de organisatie ging al vrij snel met een oplossing aan de slag en definieerde een nieuwe organisatiestructuur inclusief ambitieus tijdpad. De kans is groot dat als de nieuwe structuur op papier een feit is, veel energie zal zijn benodigd voor het wegwerken van opgebouwde weerstand en onbegrip.

Werken aan de bereidheid van mensen houdt in dat je ervoor zorgt dat mensen niet alleen het doel van de verandering begrijpen, maar voor zichzelf ook kunnen beantwoorden: what’s in it for me?

Wil je dat voor elkaar krijgen, dan is communiceren noodzakelijk. Via het personeelsblad, intranet, discussiebijeenkomsten etc., maar hou vooral ook tijdens het werkoverleg het doel van de verandering hoog op de agenda. ‘’Je weet dat we dit jaar overall 15% kostenreductie moeten realiseren. Kun je met jouw team een actieplan maken en in ons volgende overleg aangeven welke acties jij met je team de komende drie maanden gaat oppakken om dit te behalen?’’ Zo te werk gaan kun je verandering noemen, maar eigenlijk is het ook gewoon je rol als manager goed uitvoeren.

En denk eraan dat gedrag vooral communicatie is. Geef het goede voorbeeld, want, zoals bekend, 80% van het succes van een organisatie wordt bepaald door het gedrag van het (top)management. Als het management ‘’ja’’ zegt, maar ‘‘nee’’ doet; hou dan maar op. Dit betekent ook dat het meekrijgen van het middenmanagement een voorwaarde is voor elk geslaagd veranderingstraject. Steek daar dus de nodige energie in, voordat je met de gekozen oplossing aan de slag gaat.

Als de bereidheid voor veranderen er is, kun je gaan werken aan de bekwaamheid.

Bekwaamheid
Bekwaamheid houdt in dat je ervoor zorgt dat betrokkenen de veranderingen en de nieuwe manier van werken kunnen uitvoeren. Dus leer mensen om te gaan met veranderingen en (beheersing van) emoties, met een andere manier van leidinggeven, met leren luisteren, delegeren en/of loslaten. Coaching, intervisie en het leren geven van feedback zijn hier goede instrumenten voor.

Pas op voor te algemene opleidingen, maar zorg voor gerichte, direct op de taak toegespitste training en coaching. Iedere medewerker heeft zijn eigen specifieke behoefte.

De juiste kennis en vaardigheden voor de nieuwe rol of het leren omgaan met veranderingen leidt tot meer zelfvertrouwen en persoonlijke groei. En dus minder kans op faalangst, twijfel en onzekerheid, belangrijke ingrediënten voor weerstand.

Een organisatie met bekwame en veranderbereide medewerkers is de basis voor succes in de 21e eeuw. Want als jouw organisatie niet verandert, de wereld doet dat wel. En doet dat steeds sneller. En daar kun jij niets aan veranderen.

Ruud van de Garde
Partner bij Kweekel & Partners
Interim management, advies en training