Vele projecten en projectmanagementmethoden groeien na verloop van tijd uit tot zeer grootse en logge aanpakken, aanpakken waarbij vaak sprake is van een hoge mate van complexiteit, vele procedures en diverse in- en externe partijen. Het is daarom niet vreemd dat sommige betrokkenen na verloop van tijd door de bomen het bos niet meer zien. Vaak doemen er in dergelijke situaties (bij de leidinggevenden en managers) vragen op als ‘Is ons projectbudget nog toereikend of moet het (naar boven) worden bijgesteld?’, ‘Halen we de projectdeadlines nog?’, ‘Zijn alle projectleden nog wel voldoende gemotiveerd om het project uit te voeren?’ maar ook ‘Hoe zal het project ontvangen worden door anderen in de organisatie?‘ Kortom; onzekerheid over de status en uitkomsten van het project.

Niet in de laatste plaats betreft het de lijnmanagers en directeuren die het overzicht op het betreffende project een bepaald moment zijn verloren. Laat dit nu juist degenen zijn die de projectbesluiten moeten nemen! Het nemen van (goede) besluiten is nagenoeg onmogelijk wanneer men de grip op een project dreigt te verliezen of deze reeds verloren heeft. In zo’n situatie is duidelijk sprake van falend projectmanagement. Dit is te voorkomen door uzelf de onderstaande vragen te stellen. Deze vragen helpen u te concentreren op de essentie van projectmanagement. Het zijn dan ook vragen die bij elk project relevant zijn.

In een notendop: welke vragen bij elk project relevant zijn…

1. Is het een goed idee?
   Een idee is een goed idee als met (het uitvoeren van) er direct of indirect extra geld mee kan worden verdiend of juist geld mee kan worden bespaard.
2. Is het een goed ontwerp?
   Om een idee te delen met projectleden én om het idee te visualiseren moet het idee worden vertaald in een goed ontwerp. Een goed ontwerp nestelt jouw idee in de ‘brainset’ van de andere projectleden. Een goed ontwerp geeft ook - door er een gedegen planning in op te nemen - richting voor alle betrokkenen. Daarnaast is de kracht van een goed ontwerp de voorspellende waarde: gaat het idee/ontwerp daadwerkelijk doen wat het moet doen?
3. Is het ontwerp goed gerealiseerd?
   Het ontwerp moet zodanig opgesteld zijn dat elk van de projectleden ermee uit de voeten kan. In het ontwerp moet daarom worden beschreven wat en binnen welke termijn van hem/haar verwacht wordt; een beschrijving van de resultaat- gebieden, maatstaven en doelstellingen kan daarbij helpen.
4. Kunnen we het gaan implementeren?
   Of en in hoeverre een project daadwerkelijk geimplementeerd kan worden hangt af van vele factoren. Gelukkig zijn veel van deze factoren te beïnvloeden. Hier is een taak weggelegd voor de projectleider. Vragen die voorafgaand aan de uitvoering van een project beantwoord moeten worden zijn: is er voldoende capaciteit voorhanden (zowel fysieke als financiële capaciteit)? Zijn de in te schakelen projectleden voldoende bekwaam? Zijn de projectleden voor langere tijd inzetbaar voor het project? Kunnen deze projectleden hun projecttaken combineren met hun dagelijkse werkzaamheden die voortvloeien uit hun eigenlijke functie binnen de organisatie waarin zij werken? Tevens dient voorafgaand aan implementatie van elk project een raming van kosten en baten te worden gemaakt; niet alleen in termen van extra gelden of juist besparingen die het project dient op te leveren (zoals beschreven bij punt 1) maar ook in termen van kosten die gepaard zullen gaan met de inzet en het vrijmaken van mensen en materialen om het project daadwerkelijk te kunnen uitvoeren. In andere woorden: wegen de baten van het project op tegen de kosten?
5. Is het goed ingevoerd?
   Het antwoord op de vraag of en in hoeverre een project goed is ingevoerd moet worden nagegaan bij álle projectleden binnen elke geleding, dus: bij de leider(s), de managers en de projectmedewerkers. Alleen door elk van deze leden te benaderen verschaf je jezelf een breed inzicht in de invoering van het betreffende project.
6. Is het goed geborgd?
   Veel projecten worden voortijdig beëindigd. De redenen zijn uiteenlopend: onvoldoende budget, wisselende samenstelling van het projectteam, geen eenduidigheid over de gewenste uitkomsten, geen duidelijke meerwaarde in de zin van financiële verdiensten (wat levert het op) of besparingen, etc. Om een project blijvend ‘top of mind’ te laten zijn bij alle betrokkenen is sturing en periodiek overleg noodzakelijk. In het overleg kan onder meer aan bod komen: Welke resultaten zijn tot nu toe bereikt? Zijn we nog op de juiste koers? Halen we onze projectdoelstellingen nog? Worden de juiste taken gedaan, door de juiste mensen?
7. Voldoet de uitkomst aan de verwachtingen die we hadden?
   De vraag in hoeverre de projectuitkomsten voldoen aan de verwachtingen wordt behandeld in de eindevaluatie. In het eerder besproken ontwerp zijn de verwachtingen (van de projectleider en evt. managers) ten aanzien het project opgenomen, daarmee is het ontwerp de ‘reality check’ bij elke evaluatie. De eindevaluatie moet inzicht geven in: welke doelen zijn gerealiseerd? Welke niet? Welke financiële resultaten zijn behaald? In hoeverre kunnen we ‘tegenvallers’ voorkomen bij toekomstige projecten? In hoeverre moeten de betrokkennen resultaatgerichter opereren om bij te dragen aan het realiseren van de projectdoelstellingen? Naast het beoordelen in hoeverre de uitkomsten bevredigend zijn is de eindevaluatie ook in andere opzichten belangrijk, zo dient het als feedback voor de projectleden en kan (beter gezegd: moet!) het worden geraadpleegd bij elk nieuw op te starten project.